Als Unternehmen muss man einen Weg finden, um für die Mitarbeiter ein angenehmes, aber auch produktives Arbeitsklima schaffen zu können. Dazu zählt auch, dass man diesen jene Werkzeuge zur Verfügung stellt, die eine beschleunigte und effektivere Arbeit ermöglichen. Hier zählt wohl Microsofts Outlook als Groupware, nur möglich in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server, zu den besten Hilfen, allerdings ist diese sehr teuer. Qualitative Vollprogramme, die als Ersatz preiswerter erhältlich sind, müssen als Microsoft Outlook ohne Exchange Server funktionieren.
Mit Outlook und einem Exchange Server können Unternehmen ihre Kommunikation intern verbessern und vor Fremdzugriffen schützen. Des Weiteren sorgt dieses Programm für mehr Transparenz im Bereich der Mitarbeiter- und Terminverwaltung, auch Projekte und Aufgaben können besser vorangetrieben werden, da mehreren Angestellte zeitgleich der Zugriff ermöglicht wird.
Bis vor wenigen Jahren konnte nur der Exchange Server von Microsoft diese gemeinsame Nutzung gewährleisten. Nur der Server von Exchange war in der Lage, die Dateien aller Outlook Benutzer zu sammeln und dementsprechend zu verwerten. Dieser Zustand sorgte nicht nur für hohe Preise, die auch heute noch gegeben sind, sondern auch für Unmut bei Kunden und Anwendern.
Seit einem knappen Jahrzehnt sind daher Konkurrenten und Open Source Projekte bemüht, einen vollwertigen Ersatz für den Exchange Server zu entwickeln, der auch qualitativ mit dem Original mithalten kann. Zurzeit gibt es tatsächlich einige Programme, die als Microsoft Outlook ohne Exchange Server Anwendung auf sich aufmerksam machen können.
Diese Microsoft Outlook ohne Exchange Server Programme sind zwar günstiger erhältlich, dies darf aber nicht mit einem Leistungsdefizit gegenüber Exchange bewertet werden. Auch hier können alle bekannten Anwendungen von Outlook als Groupware reibungslos verwendet werden. Ein Intranet ist gegeben, die Benutzeroberfläche ist meist etwas verändert, aber intuitiv anwendbar.
Für kleine Unternehmen und für Firmen, die Ausgaben reduzieren möchten, eignen sich diese
Microsoft Outlook ohne Exchange Server Programme hervorragend. Allerdings sollte man großen Wert auf Sicherheitsstandards legen.